LibreOffice im Unternehmen

LibreOffice im Unternehmenseinsatz

Mit LibreOffice steht ein vollständiges und umfassendes Office-Paket für jedermann frei zur Verfügung und kann selbstverständlich auch in Unternehmen flächendeckend ausgerollt werden. Und das ohne Lizenzkosten zahlen zu müssen – und damit entfällt dann auch das sonst nötige Lizenz-Mangement System.

Grund genug, einmal detaillierter zu untersuchen, ob und wie LibreOffice auch im Unternehmenseinsatz bestehen kann und welche Einschränkungen oder Fallen zu beachten sind.

LibreOffice 5 Startgrafik

Das Programmpaket LibreOffice

LibreOffice ist aus dem ehemaligen OpenOffice.org Projekt hervorgegangen und wird heute von vielen hundert Communitymitgliedern weltweit gefördert und vorangetrieben. Insbesondere die Anzahl aktiven Entwickler (Codeconstributoren) ist sehr hoch.

Hinter LibreOffice steht die gemeinnützige deutsche Stiftung „The Document Foundation“ (TDF) mit Sitz in Berlin, die sowohl die notwendige Infrastruktur betreibt (Server, Webseiten, Buildsysteme etc) als auch die Namens- und Coderechte hält. Dies garantiert auf der einen Seite die Unabhängigkeit von einzelnen Unternehmensinteressen auf der anderen Seite aber auch die Sicherheit für den Anwender in seinem Status quo.

LibreOffice ist eine komplette Office-Suite und besteht aus den Modulen Textverarbeitung (Writer), Tabellenkalkulation (Calc), Präsentation (Impress), Vektorzeichnungen (Draw) und Datenbank (Base) sowie einigen Hilfsmodulen. Sie deckt damit den üblichen Anwendungsbedarf in einem Unternehmen für die Office-Arbeiten in vollen Maße ab.

Durch die offene API lassen sich darüber hinaus sowohl die Programmmodule selbst als auch die Applikation an sich mit Makros anpassen und steuern um so auch die Bedürfnisse eigener Fachapplikationen oder Automatisierungen perfekt zu erfüllen. Selbstverständlich ist es auch für den Administrator über Konfigurationsdateien auf die Bedürfnisse des Unternehmens abstimmbar und mit entsprechenden Zertifikaten auch absicherbar – sowohl bei den Dokumenten als auch bei den Verbindungen.

Mit der seit 2016 zusätzlich verfügbaren Cloudversion (LibreOffice Online) kann dann auch völlig auf eigenen Servern gewartete Kommunikationsstrategie mit Online/Offline Angeboten aufgebaut werden – und zwar unabhängig vom verwendeten Betriebssystem.

Klasse – also sofort einsetzen?

LibreOffice ist ein Opensource-Projekt – kein „fertiges“ Programm zur Nutzung „out of the Box“. Und das hat einige Konsequenzen für den Einsatz. Natürlich liefert die Community in regelmäßigen Abständen fertig kompilierte Programmversionen, die dann einfach installiert werden können und direkt funktionieren – und für den Privatanwender und vielleicht auch für den kleine Selbständigen ist das auch völlig in Ordnung – für ein Unternehmen jedoch sind diese Pakete meist nicht geeignet. Eine Community ist selbstverständlich stolz auf Ihre Arbeit und packt somit alles machbare in die fertigen Pakete mit rein – direkt aktivierbar oder schon integriert. Eine solche Variante ist aber im Unternehmen selten gerne gesehen – denken Sie beispielsweise an die Möglichkeit, auf ein Update zu prüfen und dieses dann direkt herunter zu laden – bei 1000 Usern sicher keine Option.

Wer also LibreOffice im Unternehmen flächendeckend und produktiv einsetzen möchte, kommt nicht umhin, sich intensiv mit dem Programm selbst und mit der Community zu beschäftigen – idealerweise sich sogar zu vernetzen. Nicht nur um die Strukturen zu verstehen und die Hilfemöglichkeiten der Gemeinschaft zu nutzen, sondern eben auch, um entscheiden zu können, was vom Programm man selbst wirklich haben möchte und wie dies erreichbar ist. Das kann ein eigenes, angepasstes Kompilat sein, aber auch möglicherweise nur spezielle Konfigurationsdateien und eigene Extensions (Erweiterungen).

Die Anpassung erfolgt dann im eigenen Haus, ebenso Tests. Erst dann erfolgt das Ausrollen im Unternehmen. In der Konsequenz bedeutet das, dass die IT-Abteilung entsprechend Kompetenzen aufbauen und weiterentwickeln muss, nur dann kann ein OpenSource Projekt auch im Unternehmen gewinnbringend eingesetzt werden.

Was unbedingt zu beachten ist

Selten wird es der Ersteinsatz eines Office-Paketes im Unternehmen sein, also müssen wir heute immer vom Umstieg auf LibreOffice sprechen, also eine Migration. Nun hat jede Migration immer zwei Komponenten: auf der einen Seite die technische, auf der anderen aber auch eine soziale (kommunikative, Benutzer).

Während die technische Seite durch die entsprechende Fachabteilung (IT) in der Regel immer gelöst werden kann, scheitern die meisten Migrationen letztendlich an der Benutzerfront. Wo immer man also über den Einsatz eines „anderen“ Office-Paketes nachdenkt, muss die Benutzer fest im Auge behalten und rechtzeitig mit geeigneten Mitteln die Motivation initiieren und fördern.

Die technische Seite

Jahrelang wurden Office-Programme von der IT eher stiefmütterlich behandelt. Das Programm wurde ausgerollt, vielleicht gab es sogar noch einen 1st -Level Support, und gut war es. Anders als beispielsweise Datenbanken, Server oder Mailprogramme überliest man die Nutzung dem Anwender selbst. Irgendwann rächt sich das, und spätestens bei einer Migration muss die Thematik gelöst werden. Office-Programme können nämlich weitaus mehr als „nur“ Briefe schreiben, ein bisschen rechnen in Kalkulationstabellen und ein eine Präsentation erzeugen. Benutzer haben Ihre Arbeitsprozesse rund um die Möglichkeiten der Programme optimiert und teilweise mit Hilfe von Makros auch (teil-) automatisiert. Mit den mitgelieferten Datenbank-Modulen lassen sich problemlos Applikationen auch ohne „echte“ Programmierkenntnis oder IT-Wissen erstellen und so entstand eine Arbeitswelt außerhalb der klassischen IT oder Organisation. In den allerwenigsten Unternehmen gibt es klare Vorschriften über Dokumentationspflicht, Programmierrichtlinien (für Makros und Benutzeranpassungen), Testfälle, für Dokumentenformate und vieles mehr. Mit dem Ergebnis: Kommt es zu einer kleinen Störung des gelebten Suborganismus, so funktionieren plötzlich Prozesse nicht mehr und die Auswirkungen sind dramatisch.

Und mögliche Störungen gibt es viele: Wegfall eines Mitarbeiters, der das Programm/Anwendung geschrieben und gewartet hat, Änderung eines Fachprogramms oder auch Austausch der Office-Suite.

LibreOffice ist kein Klon irgendeines anderen Office-Programms und kann keinesfalls 1:1 für dieses eingesetzt werden – auch wenn die Funktionen vergleichbar oder sogar identisch sind.

Aus diesen Rahmenbedingungen ergeben sich dann genau die vorab zu prüfenden Punkte und daraus resultierend die zu ergreifenden Maßnahmen bzw. Aktionen. Prozesse: Wie wird die bisherige Officesuite eigentlich genutzt. Welche (betrieblich relvanten) Prozesse werden darüber abgebildet.

  • Makros: Welche scriptgesteuerten Applikationen werden im Unternehmen eingesetzt, wer hat sie erstellt, welche Prozesse werden damit verbessert bzw. überhaupt erst möglich.

  • Fachapplikationen: Welche sonstigen Programme (Fachprogamme) nutzen die Office-Suite als wesentlichen Bestandteil ihrer Prozesse. Wie funktioniert der Aufruf und die Weiterverarbeitung? Viele Fachprogramme nutzen zum Beispiel ein bestimmtes Officeprodukt als Ausgabemedium.

  • Dokumente: Welche Dokumente und Vorlagen sind vorhanden, wie komplex sind die zu erstellenden Dokumente, welche Wege gehen die Dokumente und welche zwingenden Vorgaben hinsichtlich eines bestimmten Dokumentenformates (Speicherformates) gibt es – insbesondere auch im Austausch mit externen Stellen.

  • Datenbanken/DB-Applikationen: Welche DB (Filedatenbanken) werden im Haus verwendet, wer hat diese erzeugt und gepflegt. Wie werden diese in Prozesse eingebunden.

Zwar sind viele der Fragen eigentlich sowieso zu lösen und zu dokumentieren – bei einer Migration aber sind sie zwingend anzugehen. Jetzt würde sich auch ein entsprechend vorhandenes Testszenarium und entsprechende Testfälle bezahlt machen, erleichtern sie doch die Beurteilung der zu erwartenden Aufwendungen.

Migrations-Aufgaben

Sicher ist aber etwas: Jeder dieser Punkte ist prozessrelevant und eine Störung würde den gewohnten Arbeitsablauf massiv behindern, die Produktivität wird sinken. Auch haben nicht gelöste Abhängigkeiten einen direkten negativen Einfluss auf die davon betroffenen Benutzer und wirkt somit kontraproduktiv zur geplanten Änderung.

Stolperstein Dokumentenformate

Eine der größten Herausforderungen sind die Dokumentenformate. Gerade dort, wo viele Jahre ausschließlich mit MS Office gearbeitet hat, brauchte man sich keine Gedanken um entsprechend Formate machen. Quasi ein Standard hatte jeder dieses Format und bei einem Versionswechsel kümmerte sich Microsoft um die Kompatibilität der verschiedenen Varianten. Diese Strategie wurde erst in jüngerer Zeit von MS aufgegeben wird sich auch in den nächsten Jahren bemerkbar machen. Dennoch bleibt der oft riesige Bestand an Altdokumenten sowie der Austausch von Dokumenten mit externen Stellen.

Jahrelange Verhaltenspraxis ist nicht einfach zu überwinden und wird ist immer eine der großen Herausforderungen einer Migration. Hier den Weg des geringsten Widerstandes zu gehen und alle Daten weiterhin in Fremdformaten speichern ist leider keine Lösung. Zwar beherrscht LibreOffice den Export in viele aktuelle Formate – aber jede Konvertierung bedeutet immer die Gefahr von Verlusten. Den vollständigen Umfang des Programms kann immer nur im nativen Dateiformat korrekt abgespeichert werden – und das ist eben das OpenDocument Format. Ändert man dieses, so läuft man Gefahr, dass der Benutzer sein Dokument nicht so wiederfindet, wie er es beim letzten Speichern verlassen hat. Es müssen also auch Strategien entwickelt werden, wie mit Fremddokumenten umgegangen wird.

Der Wechsel zu LibreOffice (oder einer anderen Office Suite) ist also nicht nur ein einfacher Programm-Austausch, sondern greift tief in die Prozesse und Abläufe ein. Dementsprechend muss auch ein entsprechendes Projekt technisch und personell ausgestattet werden. Grob lässt sich das Vorgehen in die folgenden Schritte aufteilen:

  • Analysephase: Es wird eine Bestandsaufnahmen der aktuellen Situation erstellt mit Schwerpunkten der oben genannten Punkte.

  • Bewertungsphase: Jetzt werden die gefundenen Punkte bewertet und Lösungsstrategien entwickelt: So können in der Regel alle Dokumente, die seit einem Jahr nicht geändert wurden, problemlos archiviert werden (PDF oder Bilder), Makros werden überprüft, ob sie (noch) notwendig sind oder anderweitig abgebildet werden können (Prozessänderungen), Datenbanken werden eventuell auf betriebseigen „echte“ Datenbanken übertragen und Frontends neu gestaltet (z.B. als Web-Applikation).

  • Test- und Umbauphase: Nun beginnt die eigentliche Arbeit: Alle notwendigen Prozesse werden auf der neuen Office-Suite getestet. Dies passiert typischerweise in einer entsprechenden Testumgebung. Dazu gehört auch, das Neuerstellen der für das Unternehmen wichtigen Vorlagen und Makros, das Erstellen eventuell nötiger Schnittstellenprogramme zu Fachapplikationen und vieles mehr. Gleichzeitig erfolgt die Anpassung des LibreOffice Programms für den eigenen Unternehmenseinsatz. Während der Umbauphase entstehen auch Betriebsanweisungen hinsichtlich des Dokumentenformats, Definition der Ausnahmen und Festlegung eventuellen Sonderarbeitsplätze (mit alter Office-Suite). Diese Phase läuft parallel zur Qualifizierung der Mitarbeiter und bindet zumindest die Power-User teilweise mit ein.

  • Ausrollphase: Jetzt erfolgt die Umstellung inklusive der Umstellung aller Prozesse. Bei sehr guter Vorbereitung ist diese Phase kurz und problemlos.

  • Support-Phase: Gerade in der Anfangszeit ist ein schneller und sicherer Support zwingend nötig (L1 bis L3!). Eventuell erfolgen auch Nachbesserungen der Vorlagen/Applikationen, in der Regel ist es aber insbesondere L1 Support.

  • Pflegephase/Betrieb: normale Aktivitäten wie vorher. Die in der Testphase erstellten und genutzten Testcases werden weiterentwickelt und dokumentiert, sie dienen beim Umstellen auf eine neue Version als Basis.

Erfahrungsgemäß dauert ein solches Projekt mindestens ein halbes Jahr, was die Frage nach der zu nutzenden Version relativiert: Bei einem „normalen“ Versionszyklus von LibreOffice von einem halben Jahr ist immer die allerneuste Version am Anfang des Projektes zu verwenden – auch wenn diese noch instabil ist! Ist die Testphase vorbei, ist die genutzte Programmversion auch stabil und kann problemlos ausgerollt werden. Würde man hingegen die aktuell stabile Version beim Projektstart nutzen, wäre diese zum Zeitpunkt des Ausrollens bereits obsolet (nicht mehr verfügbar, EoL) – für die Kommunikation ein echter Minuspunkt.

Vorteile LibreOffice

Doch welche Vorteile ergeben sich aus technischer Sicht bei einem Wechsel zu LibreOffice? Nun, diese sind durchaus erkennbar und für ein Unternehmen auch nutzbringend – und damit meine ich nicht einmal die ersparten Lizenzkosten und das nicht mehr benötigte Lizenzkostenmanagement. Mit einem OpenSource Produkt wird wieder mehr Verantwortung in das eigene Unternehmen übergeben – und mehr Gestaltungsspielraum. Die eigenen Kompetenzen natürlich auch für die Prozesse werden intern aufgebaut und das führt insgesamt zu einer besseren Produktivität. Die vielfältigen Möglichkeiten ein OpenSource Produkt wie LibreOffice passend zum Unternehmen und zu den eigenen Anforderungen zielgenau zu konfigurieren und selbst zu pflegen erhöht die Flexibilität und die Unabhängigkeit. Man muss es aber auch annehmen wollen. Dazu kommt die Freiheit, das passende Betriebssystem selbst wählen zu können ohne dass das Officepaket davon beeinträchtigt wird – ein unschlagbarer Vorteil im Hinblick auf die Anwender. Doch zeigt auch die Erfahrung, dass sich die Denkweise in IT Abteilungen ändern muss – hin zu mehr Selbstverantwortung und Initiative. Viele Lösungen sind eben nur in Communities, Foren oder Chats vorhanden und müssen aktiv akquiriert werden, man wird also quasi Teil des Netzwerks.

Die soziale Seite

Während die technische Seite einer Umstellung immer lösbar und in der Regel auch einfacher planbar und umsetzbar erscheint, wird die „soziale Seite“ oft unterschätzt und führt dann im Ergebnis zu einem Scheitern des Projektes.

Die “soziale Seite“ einer Migration bezeichnet die davon betroffenen Menschen – also den normalen Anwender. Wer diesen Bereich außen vor lässt, hat schon verloren. Keine Chefetage wird auf die Dauer das Klagen der Anwender ignorieren und im Zweifelsfall den Weg des geringeren Widerstandes gehen.

Tatsächlich liegen die Vorstellungen zwischen einer (Fach-) IT-Abteilung und dem eigentlichen Anwender sowohl hinsichtlich des Einsatzes der Office-Suite als auch hinsichtlich des Wissenstands der Bedienung oft weit auseinander. Ich will das mal an einem kurzen Beispiel erläutern:

In einem Migrationsprojekt wurde beschlossen, das Standard-Speicherformat von Textdokumenten auf *.docx zu setzen, da im Unternehmen ein E-Mail Programm verwendet wurde, dass lediglich dieses Dateiformat direkt anzeigen konnte. Der Konsequenzen bewusst, dass komplexe Dokumente im *.docx Standard nicht komplett gespeichert werden konnten wurde mit dem Hinweis entgegengewirkt, dass die Anwender keine komplexen Dokumente erstellen – lediglich einfache Textdokumente. Dann wäre der Speicherstandard unproblematisch.
Tatsächlich aber waren mehr 80% der erzeugten Dokumente in den jeweiligen Fachbereichen hochkomplexe Texte, deren Formate dann beim Abspeichern verloren gingen. Der Frust der Benutzer, die Ihre Arbeit vom Vortag als verloren ansahen, lässt sich nie mehr korrigieren – die Migration war gescheitert. Und das, obwohl technisch eigentlich alles richtig gemacht wurde – sauber konfiguriert und die Systemintegration passte. Die Server waren ausreichend dimensioniert, die Produkte wurden geschult.

Die Sichtweise jedoch auf die Nutzung des Office-Produktes war vollständig unterschiedlich – und die mangelnde Analyse gepaart mit einfachen Annahmen und dem Festhalten an Rahmenbedingungen (hier E-Mail Programm) führten schließlich zu einem Chaos.

Mitarbeiter Motivation und Kommunikation

Letztendlich scheitern Migrationen somit oft an der mangelnden Akzeptanz beim Anwender. Wenn dieser nicht will schwindet seine Produktivität und die Unruhe wächst. In dem Fall wird schnell wieder „umgeschwenkt“, damit wieder Ruhe einkehrt – obwohl die darunterliegenden Probleme überhaupt nicht gelöst wurden. Motivation und Kommunikation ist somit eine Schlüsselaufgabe einer Migration – und nie Thema der IT Abteilung oder des Administrators.

Wer das Gefühl hat, ihm wird ein „wertvolles“ und „modernes“ Programm weggenommen und durch ein „kostenloses“ Programm ersetzt, wird immer einen Haken finden und sich nicht wohl fühlen. Erhalten die Chefs weiterhin das neueste MS Office zu Ihrer neuesten Hardware „weil das schon immer so war“, die Mitarbeiter dann aber LibreOffice, sind die Konflikte vorprogrammiert.

Diese Themen müssen genauso intensiv und langfristig diskutiert und behandelt werden wie die technischen Aufgabenstellungen – aber eben von anderen Personen. Rechtzeitige Informationsgespräche, die Einbindung von Power-Usern und Entscheidern in die Testphase, Verständnis entwickeln für die Aufgaben der Mitarbeiter (Prozesse) und verbesserte Lösungen vorschlagen sowie entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen flankieren die technische Realisierung des Projektes. Mit etwas Geschick lässt sich hier ein enormes Potential aktivieren und für den Umstieg nutzen.

Fazit

Mit LibreOffice steht jeder Organisation eine „echte“ Alternative für die tägliche Arbeit zur Verfügung – mit vielen Vorteilen und Optionen. Die konsequente Nutzung XML-basierender Konfigurationsdateien sowie die Möglichkeit der Überlagerung bieten für Administratoren beste Voraussetzungen, LibreOffice genau an die Unternehmesstrukturen anzupassen, die im Einzelnen gewünscht werden.

Aber wie so oft bei OpenSource Programmen: Die für den Endanwender vorkompilierten Versionen erlauben alle Freiheiten und sind selten direkt geeignet für den Einsatz im Unternehmen – wer also LibreOffice als Alternative sieht, muss etwas investieren, um das Programm fit zu machen für den eigenen Einsatz. Dies kann durch eigene Mitarbeiter erfolgen – doch benötigen diese Zeit und Muse sich mit dem Thema zu beschäftigen. Sie müssen in das Projekt „eintauchen“, sich engagieren und Aufgaben lösen – sicher mehr als bei einer „fertigen“ Lösung. Oder man holt sich externe Hilfe und längerfristigen Support – dann erhält man die gleichen Ergebnisse.

Noch sind die Experten handverlesen und zählbar, doch die hinter den Projekt LibreOffice stehende Stiftung „The Document Foundation (TDF)“ bietet ein spezielles Zertifizierungsprogramm für Fachleute an. Gleichzeitig werden die Links zu den Fachleuten mit veröffentlicht – und das in drei Kategorien: Entwickler (Code), Berater Migration und Trainer (Link #4). Gemeinsam findet sich immer die passende Lösung – und die ist unabhängig.

Linksammlungen:

1) The Document Foundation

2) LibreOffice Startseite

3) Zertifizierungsprogramm TDF

4) Professionelle Hilfe zu LibreOffice

5) Tipps zur Migration zu LibreOffice

6) Literatur zu LibreOffice